Zakelijke vergadering etiquette in Japan

Japan is een van de grootste economieën ter wereld. Zijn welvaart en robuuste zakencultuur maken het een wenselijke locatie voor internationale bedrijven. Bedrijven die nieuw zijn in Japan, moeten zich bewust zijn van verschillende fundamentele culturele verschillen. Hoewel buitenlanders de nuances van Japan's cultuur waarschijnlijk ingewikkeld zullen vinden, is het belangrijk te erkennen dat Japaners weten dat het moeilijk is voor buitenlanders om in hun land zaken te doen. Fouten zijn toegestaan zolang op alle tijden oprechte respect wordt getoond.

Beleefdheid en gezichtsbehoud

Boven alles waardeert de Japanse cultuur eer en respect. In tegenstelling tot individualistische Amerikanen, waarderen Japaners het universele. Respectvolle Japaners functioneren anders in zakelijke settings, met name als iemand probeert hun business te winnen. Het kan als een belediging worden beschouwd om een zakelijk voorstel direct af te wijzen, dus Japanse executives zullen hun buitenlandse tegenhangers eer behouden door niet "nee" te zeggen, maar ook niet akkoord te gaan met een contract of deal. Als een Amerikaan de complexe Japanse zakelijke methoden interpreteert, vraag dan de gids of tolk over de bedoelingen van het bedrijf, want het zal voor executives makkelijker zijn om "nee" te zeggen door iemand anders.

Uiterlijk

Casual kleding is nooit passend, en Japaners zijn onder de indruk van kleding die een hoge positie aangeeft. Conservatieve pakken in donkere kleuren zijn de beste keuze voor mannen. Vrouwen moeten ook conservatief gekleed zijn, maar broeken dragen vermijden omdat dat offensief kan zijn voor Japanse zakemannen. Het is het beste voor vrouwen om minimale accessoires te dragen en lage schoenen om niet te toreneren over mannen. Mannen en vrouwen zullen slip-on schoenen het meest handig vinden omdat schoenen vaak uitgezogen en aangedaan moeten worden.

Begroetingen en voorstellingen

Japanse voorstellingen beginnen met een buiging, en de buiging moet worden beantwoord met even diep buigen als de initiatiefnemer, hoewel het voor Westerse geschikt is om het hoofd lichtjes te buigen. Vervolgens volgt een uitwisseling van visitekaartjes, of meishi; vergaderingen in Japan kunnen niet beginnen voordat de meishi-presentatie compleet is. Japanse meishi worden met twee handen aangeboden. Toon extra zorg voor de ontvangen kaartjes door niet op te schrijven of ze in een portemonnee of zak te steken. Door de kaart zorgvuldig te bestuderen, toon je je Japanse tegenhangers extra respect.

Cadeaus geven

Cadeaus geven is een belangrijk element van de Japanse cultuur. Het cadeau zelf is niet belangrijk, maar het correct aanbieden van het cadeau wel. Cadeaus moeten verpakt zijn, en meestal is pastelpapier het beste. Hotels en winkels verpakken cadeaus, wat een goede optie is om te zorgen dat het passend is. Geef aan de gastheer dat je een cadeau hebt om aan te bieden, en gebruik twee handen om het cadeau te geven. Als een cadeau gegeven wordt, aanvaard het met twee handen ook. Cadeaus worden doorgaans niet geopend in aanwezigheid van de gever, maar als je gastheeren insisteren, toon waardering en dankbaarheid. De uitwisseling van cadeaus vindt normaal plaats aan het einde van de vergadering of het evenement.

Dinervergaderingen

Vergaderingen tijdens maaltijden kunnen extra uitdagingen bieden, maar met wat voorbereiding kunnen Amerikanen slagen bij de Japanse dinertafel. Het gebruiken van eetstokjes zal je Japanse tegenhangers groot respect tonen. Er is een juiste volgorde om te zitten, dus ga niet zitten voordat er wordt gezegd waar en wanneer. Gesprek vindt normaal plaats aan het einde van de maaltijd, zodat het eten ten volle genoten kan worden.