Hoe schrijf je een sponsorbrief voor een reis naar het buitenland?

Reizen naar het buitenland kan duur zijn. Het kan ook lastig zijn om financiering te vinden als de reis niet academisch gerelateerd is. Als de reis voor een les of schoolproject is, zijn er veel uitingen om sponsoring aan te vragen. De sponsor zal vaak een presentatie, een dankbrief of meer verlangen na de terugkeer om te zien hoe het geld is besteed en welke voordelen er zijn opgedaan.

Instructies

Voorbereiding

1. Maak een budget voor je reis. Als je onzeker bent over diverse kosten, zoals vliegtickets, verblijf, landsspecifieke belastingen, voedsel en plaatselijk vervoer, raadpleeg dan je begeleider, lees een reisgids, gebruik reiswebsites en zoek blogs van mensen die naar je bestemming zijn gereisd. Overestimeer hoeveel je nodig hebt voor voedsel en reken noodgeld mee.

2. Bereken het bedrag aan inkomen dat je hebt. Een sponsor wil weten hoeveel ander geld je al hebt ingezameld of bereid bent in de reis te steken. Verwacht niet dat één sponsor de volledige reis financiert. Ze zijn geneigerd te sponsoren als ze niet de enige inkomensbron zijn.

3. Zoek een geschikt bureau, afdeling of begeleider om te vragen. Colleges ondersteunen soms financieel academische reizen die aansluiten bij de missie van de afdelingen. Als je bijvoorbeeld naar Zuid-Afrika reist om te leren over de post-apartheidsregering, vraag dan de sociologie- en politiekwetenschappelijke afdelingen en het Centrum voor Afro-Amerikaanse Studies. De namen van deze bureaus verschillen per campus; bekijk hun missieverklaring en waarden alsook welke cursussen ze aanbieden om te bepalen of een financieringsverzoek passend is.

De brief schrijven

4. Typ de kop in standaard zakelijk formaat. Bovenaan je naam, adres en contactgegevens. Één regel verder de datum. Nog een regel verder de naam, adres en contactgegevens van de ontvanger. Adresseer de brief aan de directeur of afdelingshoofd, ook al heb je ze nooit ontmoet.

5. Schrijf een aanhef, bijvoorbeeld 'Geachte mevrouw De Vries,' Als je niet weet wie de brief leest, gebruik 'Geachte heer/mevrouw,'

6. Begin de inleidende alinea. Vermeld je studiejaar, wat je studeert en waar je naartoe reist. Stel duidelijk dat je steun zoekt voor de reis en noem kort de gebieden die nog gedekt moeten worden. Bijvoorbeeld: 'Ik ben een derdejaars student Sociologie en reis naar Zuid-Afrika met een Sociologie-klas. Ik schrijf om te vragen of de afdeling mijn vliegticket wil sponsoren.'

7. Werkt de details uit in twee of drie korte hoofdstukken. Pas de focus van de brief aan op het specifieke bureau, noteer wat je hoopt te leren en te winnen van de reis, hoe dit je opleidingservaring vergroot en wat je bereid bent voor de afdeling te doen. Stel bijvoorbeeld dat je bereid bent een presentatie te geven of dankbrieven te schrijven aan sponsors.

8. Sluit de brief af met dank voor de tijd van de lezer. Wees duidelijk dat je graag snel wilt horen over de mogelijkheid van financiering voor je reis.

9. Schrijf een afsluiting. Professionele afsluitingen zijn 'Met vriendelijke groet,' 'Hoogachtend' en 'Beste groeten'. Laat een paar regels vrij en typ je naam. Als je de brief per post stuurt, teken dan je handtekening. Bij e-mail is dat niet nodig.

10. Corrigeer de brief. Laat een ander de brief lezen op vloeiendheid, grammatica, formulering en helderheid van de kernpunten.