Hoe je een zakelijk reisbeleid opstelt

Als je bedrijf regelmatig zakelijke reizen maakt, weet je dat reizen snel een van je grootste kostenposten kan worden. Het opstellen van een zakelijk reisbeleid is de beste manier om kosten te drukken en je werknemers op één lijn te brengen. Een reisbeleid zorgt ervoor dat mensen grenzen en richtlijnen hebben bij het plannen van reizen. Bovendien, met de juiste contracten, kan je bedrijf aan het einde van het jaar kortingen en terugbetalingen ontvangen. Hoeveel je kunt krijgen, hangt af van hoeveel je reist. Hier is hoe je een zakelijk reisbeleid opstelt dat iedereen ten goede komt.

Instructies

1. Maak een lijst van de steden waar je bedrijf doorgaans zakendoet. Bepaal welke luchtvaartmaatschappijen alle benodigde bestemmingen bedienen. Neem contact op met elke gekozen luchtvaartmaatschappij en vraag een vertegenwoordiger over een zakelijk contract. Gebruik je bedrijfs vorige reisbudget om te schatten hoeveel reizen je bedrijf per jaar maakt. Vertel de verkoopvertegenwoordiger hoeveel geld je bedrijf aan reizen besteedt. Laat hem het aantal geschatte reizen voor het komende jaar weten. Vraag wat de luchtvaartmaatschappij voor je kan doen als je uitsluitend met hun vlieger vliegt. Luchtvaartmaatschappijen kunnen een paar besparingsopties aanbieden. Neem contact op met verschillende luchtvaartmaatschappijen en vergelijk. Doe de berekening, en besluit welke optie je de grootste korting geeft. Zet je deal schriftelijk vast.

2. Herhaal het onderhandelingsproces met auto- en hotelleveranciers. Houd minimaal twee van elk van auto- en hotelleveranciers. Je weet nooit wanneer deze dingen overboekt kunnen raken.

3. Schrijf het uit. Wijs een medewerker of je zakelijke reisagent aan om alle details van je nieuwe reisbeleid en -procedures op te schrijven. Zorg dat alle werknemers weten dat ze verwacht worden je onderhandelde deals te respecteren. Maak het bedrijfsbeleid dat reizen alleen geboekt worden bij je preferente leveranciers. Vind een manier om dit af te dwingen door reizen te controleren, en heb een goedkeuringssysteem. Je wilt je werknemers niet overweldigen door te streng te zijn, maar leg uit waarom dit allemaal gevolgd moet worden voor het voordeel van allen.

4. Houd bij. Vraag de verschillende reisleveranciers je een kwartaalverslag te leveren om gebruik te volgen. Laat je boekhoudafdeling een database starten die alle reisgerelateerde uitgaven logt. Spreek met werknemers die het beleid niet volgen, en benadruk het belang van de kostenbesparing. Je bedrijf kan duizenden dollars per jaar besparen door zich te houden aan een onderhandeld reisbeleid.

5. Maak gebruik van een reisagent. Als je geen reisagent in-house hebt, zoek dan een agentschap dat gespecialiseerd is in zakelijk reizen. Informeer je agent over je preferente vervoerders en contracten. Je reisagent kan dan al je werknemers helpen bij het boeken van zakelijke reizen. Dit zal gewaardeerd worden door je werknemers omdat het een klus van hun schouders neemt, en het geeft je rust omdat je weet dat je zakelijk reisbeleid wordt nageleefd.