Hoe Je Groepsreizen Plant

Of je nu een grote familievakantie, schoolreis of andere groepsreis plant, organisatie vanaf het begin is essentieel. Voordat je begint met plannen, moet je het doel van de reis en de deelnemers weten. Koop een notitieboek of uitvouwbare map om alle informatie over tours, prijzen en taken bij te houden. Afhankelijk van de groepsgrootte moet je minimaal zes maanden van tevoren beginnen met plannen.

Instructies

1. Samen een bestemming kiezen. Zet je met de groep samen en bespreek waar je naartoe wilt, wat je wilt zien en welke doelen je nastreeft. Voor scholen: kies een educatieve en leuke bestemming zoals een historische stad, de staatshoofdstad of Washington D.C. Voor kerkgroepen: kies een bestemming waar de groep kan leren en anderen kan helpen, bijvoorbeeld een missiereis naar een gemeenschap met zwak onderwijs om leerlingen te helpen met lezen en rekenen.

2. Hotels op de bestemming zoeken. Bel rond voor informatie en tarieven voor de gewenste periode en locatie. Vraag naar groepskortingen en speciale tarieven boven een bepaald aantal personen/kamers. Let op: sommige reisondernemingen rekenen pas vanaf 15 personen als groep. Zorg dat je voldoende deelnemers hebt voordat je groepskortingen aanvraagt.

3. Lokale activiteiten vinden. Bezoek een reisbureau, boekhandel, bibliotheek of zoek online naar activiteiten op de bestemming. Vraag het hotel of de lokale Kamer van Koophandel om tips. Doorloop verzamelde materialen, selecteer geschikte activiteiten en bespreek ze met de groep. Laat de groep gemeenschappelijk kiezen zodat de meerderheid tevreden is.

4. Reismiddel bepalen. Kies tussen vliegtuig, bus, trein of auto. Bij vliegtuig, trein of openbare bus: plan hoe de groep lokaal verplaatst. Onderzoek verhuuropties en openbaar vervoer op de bestemming.

5. Reisschema opstellen. Maak een overzicht van evenementen voor en tijdens de reis. Geef deelnemers een schema van deposito's, eindbetalingen en de laatste annuleringsdatum voor restitutie. Voeg een lijst met activiteiten, vertrek- en aankomsttijden toe.

6. Reserveringen maken. Zodra deposito's binnen zijn, boek definitief hotels en transport. Vraag bevestigingen van reisondernemingen, hotels en vervoerders. Bewaar alle bevestigingen en betalingsoverzichten per deelnemer in een aparte map voor later naslagwerk.

7. Tours en restaurantreserveringen regelen. Maak op basis van het reisschema een lijst met gewenste tours en restaurants met contactgegevens. Bel alle bedrijven en regelen groepsreserveringen voor tours en dinermomenten.